אירועי חברה הם חלק מהפעילות השיווקית של העסק, ואף חשוב להתייחס אליהם כחלק מהתוכנית העסקית של העסק. בין אם מדובר באירוע פנימי לעובדי החברה או כזה הנועד לשווק מוצר חדש, או לחזק קשרים עסקיים לכל אחד מהאירועים לבחירת מיקום האירוע ישנה חשיבות גדולה. חלק נכבד מתכנון האירוע יושפע מבחירת המיקום ואלו הדגשים שיש לקחת בחשבון:
- תקציב – לפני הכל דעו מהו התקציב שעומד לרשותכם לכלל האירוע, וכך תוכלו להבין מה מתוכו מוקצב לשכירת מקום האירוע. המקום עצמו יכול לכלול או שלא לכלול שירותים כמו אוכל ושתיה, סאונד ועיצוב , גם מכך נגזרת ההחלטה האם הוא עומד בתקציב או שלא.
- סוג האירוע – אחד הדברים החשובים לפני שמתחילים לחפש מקום הוא להבין מהו סוג האירוע ולהתאים אליו את הבחירה. האם מדובר בערב גיבוש פנימי לעובדי החברה או שמא בהשקת מוצר מפונפנת עם אורחים מבחוץ והמון תשומת לב. סוג האירוע ישפיע על בחירת המקום ויצירת האווירה.
- מי המוזמנים וכמה – כדי לתכנן אירוע מוצלח חשוב להבין מי הם המוזמנים לאירוע, האם אלו מנהלים בכירים/אנשי תקשורת/ עובדי החברה? מהו הגיל הממוצע של המוזמנים ומהו הסגנון שלהם. כל אלו יקבעו את האווירה והסגנון של האירוע, צורת ההושבה, סגנון המוסיקה, בחירת האוכל והשתייה ועוד.
- הסדרי הגעה וחניה – כשאתם קובעים מקום לאירוע חברה שווה גם לחשוב על ההגעה של האורחים, האם הם מגיעים עצמאי או בהסעות? אם הם מגיעים באופן עצמאי האם יש אפשרויות חניה באזור? כי הרי גם אם המקום עצמו מדהים, לא תרצו שהאורחים שלכם יסתבכו עם חניה בהגעתם לאירוע.
- נגישות לבעלי מוגבלות – למרבה הצער בארץ ישנם עדין מקומות שאינם נגישים, לכן חשוב מאד לבדוק את העניין מראש ולדאוג לכך שישנה גישה גם לבעלי כסא גלגלים. יש לוודא את הגישה במעלית, לבדוק אם יש שבילים מותאמים ומעברים רחבים, וכדאי אף לבדוק את הגישה לשירותים.
אבזור המקום – כדאי מאד לבדוק מראש האם יש שירותים שמוצעים ע"י המקום והאם הם כלולים במחיר, לדוגמא הסאונד, העיצוב, האוכל, סוג השתיה המוצעת ועוד. כך תדעו לתכנן האם להשתמש בשירותי המקום או שתזדקקו לשירותיהם של ספקים חיצוניים.
מה עוד חשוב לקחת בחשבון
הפקת אירועים לחברות לרוב מתבצע על ידי חברה חיצונית המתמחה בכך, ולא בכדי. כדי לתכנן אירוע מוצלח צריך נסיון בהתאמה של מרכיבי האירוע לסוג הקהל והאווירה המתבקשת.
לחברה המתמחה בכך יש נסיון רב בבחירת מקומות בהתאמה לסוג האירוע, בבחירת האוכל והתאמתו לקהל הסועדים, בעיצוב המקום ובחירת המוסיקה. אם יש לכם מחלקה יעודית בחברה שמטפלת בנושאי הפקת אירועים חשוב לוודא שבחירת המיקום נעשית רק לאחר בדיקה פיזית בשטח, כי לעתים מה שנראה בתמונות מרגיש שונה לחלוטין כשמגיעים למקום.